Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) Institut für Arbeits- und Sozialmedizin

Sekretär/ Sekretärin (m/w/d)

im Institut für Arbeits- und Sozialmedizin

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitraum in Teilzeit mit 20 Wochenstunden für zunächst 12 Monate befristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Eingruppierungsvorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und ist bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe E5 möglich.

Ein wichtiger Schwerpunkt des Instituts und Poliklinik für Arbeits- und Sozialmedizin (IPAS) liegt in der Präventionsforschung: welche beruflichen, umweltbezogenen und Lifestyle-bezogenen Krankheitsrisiken gibt es? Im Rahmen der ab März 2025 neu eingerichteten Professur für Preventive Work & Life Trajectories steht die Verhältnisprävention im Kontext der Arbeitswelt im Fokus. Dabei sollen die Wechselwirkungen zwischen Arbeits- und Lebenswelten unter besonderer Beachtung geschlechtsspezifischer Faktoren adressiert werden. So werden z. B. die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden insbesondere von Frauen und Familien anhand epidemiologischer Studien sowie systematischer Reviews und Metaanalysen untersucht. Hier finden Sie weitere Informationen:

Ihre Aufgaben:

• Organisation des Sekretariates und des Publikumsverkehrs, Telefonate, Terminkoordination
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang und Erledigung des Schriftverkehrs
• Vorbereitung der Beantragung von Personalmaßnahmen
• Vorbereiten und Nachbereiten von Dienstreisen und Abrechnung
• Unterstützung in finanztechnischen Belangen inkl. Führen von Listen über Mittelzuflüsse und -abflüsse, Rechnungsprüfung, Bestellwesen, Verwaltung des Inventarbestandes
• Unterstützung bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben in der Lehre und Forschung

Passt perfekt - Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter, Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsqualifikation
• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• sehr gute anwendungsbereite Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit moderner Büro- und Kommunikationstechnik/ Software (insb. MS-Office)
• überdurchschnittliches Maß an Koordinations- und Organisationsfähigkeiten
• sehr hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative und Teamfähigkeit sowie ein offenes und kommunikatives Auftreten
• hohe selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Erfahrungen bei der administrativen Begleitung von Forschungsprojekten und Lehre an Hochschulen oder Forschungsinstituten sind wünschenswert
• Kenntnisse des Haushalts- und Zuwendungsrechts sowie Erfahrungen in der Haushaltssachbearbeitung / Mittelbewirtschaftung (idealerweise mit SAP) sind von Vorteil

Überzeugt auf ganzer Linie - Unser Angebot:

• Vergütung: nach Tarifvertrag sowie eine Jahressonderzahlung und eine betriebliche Altersvorsorge
• Karriere und Weiterentwicklung: Zahlreiche interne und externe Weiterentwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten z. B. über unsere Carus Akademie
• Erholungsurlaub: 30 Tage, Weihnachten und Silvester sind ebenfalls frei, wenn sie auf einen Wochentag fallen
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf: unser Familienbüro berät und unterstützt in jeder Lebenslage, u. a. bei Kita-Belegplätzen rund um das Klinikum, Ferienprogrammen oder der Pflege von Angehörigen
• Gesundheit: Umfangreiche Sport- und Bewegungsangebote in unserem topmodernen Fitnessstudio sowie Programme und Beratung zur mentalen Gesundheit, betriebliches Gesundheitsmanagement u. v. m.
• Einkaufsvorteile: Mitarbeiterrabatt in unserer Klinikapotheke, Corporate Benefits und weitere Shoppingportale

Ihre Ansprechpartnerin der
Direktion Human Resources für Rückfragen

Elena Koch

Tel.: 0351-458 2594