Personal Assistant (m/w/d)

Deine Reise beginnt hier!

Die egocentric Systems GmbH ist ein dynamisches und innovatives Unternehmen im Bereich Eventticketing mit Sitz in Dresden. Wir entwickeln und betreiben eine leistungsstarke Plattform für den Online-Verkauf von Tickets für Veranstaltungen aller Art. Unser junges und engagiertes Team zeichnet sich durch Kreativität, Flexibilität und eine hohe Kundenorientierung aus. Wir suchen zur direkten Unterstützung unseres Geschäftsführers eine/n proaktive/n und zuverlässige/n Personal Assistant (m/w/d), der/die mit Organisationstalent und Engagement zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs beiträgt.

Deine Aufgaben

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft.
• Selbstständige Planung, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Protokollen und sonstigen Dokumenten.
• Professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (schriftlich und mündlich).
• Telefonmanagement und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
• Organisation und Verwaltung des Büromaterials und der Büroeinrichtung.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und der Umsetzung von Projekten.
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben und Sonderaufgaben nach Bedarf.
• Vertrauensvolle und diskrete Behandlung von vertraulichen Informationen.
• Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
• Reisemanagement inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen.

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokauffrau/-mann, Sekretär/in, Fremdsprachensekretär/in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im direkten Umfeld der Geschäftsführung.
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook).
• Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, sowohl schriftlich als auch mündlich, in Deutsch und Englisch.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägter Sinn für Prioritäten.
• Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck sorgfältig zu arbeiten.
• Ein freundliches und professionelles Auftreten.
• Affinität zu digitalen Technologien und idealerweise Erfahrung in der Eventbranche oder im E-Commerce.
• Hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten.

Warum wir?

• Lunch-Meal Bonus: Als Teammitglied erhältst Du einen Rabatt auf Deine Mittagsbestellungen.
• Rabatte & Tickets : Als Partner vieler Events kommt unser Team in den Genuss exklusiver Tickets.
• Persönliche Weiterbildung: Uns sind Freiräume wichtig, damit Du auch Neues dazulernen kannst.
• Team Happenings: Ob Feierabendbier oder gemeinsames BBQ, wir feiern den Team Vibe.

Über uns

Von glamouröser Kunst und Kultur über aufregende Sportevents bis hin zu freshen Konzerten – kaum eine Branche ist so vielfältig wie die Eventbranche. Selbst in vergangenen Zeiten von Lockdown und Kontaktsperren gab es den Wunsch nach Unterhaltung. Mit enormer Begeisterung unterstützen wir unsere Kunden auf dem Weg zu ihrem WoW-Event und sorgen damit am Ende für die perfekte Unterhaltung für Eventhungrige. Als ein frisches, dynamisches Team bieten wir Dir die Möglichkeit, Dich selbst zu strukturieren und zu verwalten. Mit innovativen Ideen treiben wir unsere Branche voran und suchen Dich als Quell der Innovation. Klingt nach Deinem Dream Team, aber Du willst noch mehr erfahren? Dann klicke hier: Über Uns >>