Teamassistenz Office & Administration (m/w/d) in Dresden

Die Last Mile Semiconductor GmbH, ein Dresdner Deep-Tech-Start-up, entwickelt die nächste Generation energieeffizienter Wireless-Connectivity-Lösungen auf Basis des neuen Standards DECT NR+. Damit unsere Teams sich auf Entwicklung und Forschung konzentrieren können, brauchen wir eine Person, die den organisatorischen Alltag zuverlässig strukturiert, den Überblick behält und dort Ordnung schafft, wo es gerade Baustellen gibt.

Deine Aufgaben

Office-Betrieb

• Kennzeichnung, Mitarbeiterzuordnung und Verwaltung sämtlichen Inventars (Tag-Nummern) inklusive Abgleich und Pflege im ERP-System
• Verwaltung des Postfachs sowie Empfang und Versand von Post und Paketen
• Registrierung von Besucher:innen
• Koordination der Reinigung, Organisation von Reparaturen und Unterstützung bei Büroerweiterungen und -modernisierungen
• Verwaltung der Dienstleister im Office-Management
• Organisation von Firmenveranstaltungen
• Fuhrparkmanagement

Einkauf

• Bestellung von Klein- und Büromaterial, Büroausstattung sowie direkten und indirekten Waren (Katalogware)
• Verhandlung von Rahmenkonditionen für Katalogbestellungen
• Bestellung und Verwaltung von Mobilfunkverträgen

Finance-Unterstützung

• Rechnerische Prüfung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Eingangsrechnungen
• Verwaltung und Abrechnung von Kreditkarten, Reisekosten und Spesen

HR-Unterstützung

• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden inklusive Dokumentation und Administration
• Koordination und Verwaltung von Mitarbeiterangeboten (Jobticket, JobRad etc.)
• Unterstützung bei Relocation (Wohnen, Visa u. a.) und Permanent Stays unserer internationalen Mitarbeitenden

Dein Profil

Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Administration, im Sekretariat oder im Empfang

• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und Gmail sowie Interesse an digitalen Prozessen und ERP-Systemen

• Sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau oder muttersprachliche Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau in Wort und Schrift

Persönlich

• Sehr strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise: Du bringst Ordnung in komplexe Abläufe und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick

• Proaktiv: Du gehst eigenständig auf Team und Management zu, hakst nach und sprichst auch unbequeme Themen an, bevor sie eskalieren

• Souveränes, verbindliches und selbstbewusstes Auftreten sowie die Fähigkeit, Zusagen zuverlässig einzuhalten

• Allrounder-Mentalität mit Ownership-Verständnis: Du denkst mit und voraus und setzt Prioritäten eigenverantwortlich

• Diskretion und ein serviceorientierter Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen

Wir bieten dir

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
• Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
• Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
• Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
• Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
• Moderner Arbeitsplatz in Dresden

Please apply here on "OFFICEsax.de" using the "Apply" link/button at the top right.

Note: Please only apply via our direct application link hosted by Empfehlungsbund and OFFICEsax.de: . We look forward to getting to know you!

Last Mile Semiconductor GmbH, a Dresden-based deep-tech startup, is developing the next generation of energy-efficient wireless connectivity solutions based on the new DECT NR+ standard. To ensure our teams can focus on research and development, we need someone who can reliably organize day-to-day operations, maintain an overview, and bring order to areas where challenges arise.

Your Responsibilities

Office Operations

• Labeling, assigning to employees, and managing all inventory (tag numbers), including reconciling and maintaining records in the ERP system
• Managing the mailbox, as well as receiving and sending mail and packages
• Registering visitors
• Coordinating cleaning services, organizing repairs, and assisting with office expansions and renovations
• Management of service providers in office management
• Organizing corporate events
• Fleet management

Purchasing

• Ordering of small supplies, office supplies, office equipment, and direct and indirect goods (catalog items)
• Negotiating framework terms for catalog orders
• Ordering and managing cell phone contracts

Finance Support

• Verification, processing, and tracking of incoming invoices
• Management and reimbursement of credit card charges, travel expenses, and other expenses

HR support

• Employee onboarding and offboarding, including documentation and administration
• Coordination and administration of employee benefits (JobTicket, JobRad, etc.)
• Support with relocation (housing, visas, etc.) and permanent stays for our international employees

Your Profile

Professional Qualifications

• Completed business training or several years of professional experience in office management, administration, secretarial work, or reception

• Proficiency with common MS Office applications and Gmail, as well as an interest in digital processes and ERP systems

• Very good German language skills at the C2 level or native-level proficiency in spoken and written German

• Very good written and spoken English skills at a minimum C1 level

Personal

• Highly structured and meticulous work style: You bring order to complex processes and maintain a clear overview even when handling multiple tasks simultaneously

• Proactive: You take the initiative to engage with the team and management, follow up on matters, and address even uncomfortable topics before they escalate

• A confident, engaging, and self-assured demeanor, along with the ability to reliably follow through on commitments

• An all-around mindset with a strong sense of ownership: You think proactively and independently and set priorities on your own initiative

• Discretion and a service-oriented approach when dealing with internal and external contacts

We offer you

• A key role with significant responsibility and creative freedom
• An environment where proactive thinking, initiative, and proactivity are expressly encouraged
• Short decision-making paths and pragmatic solutions
• A permanent position with a high degree of autonomy and long-term prospects
• Individual opportunities for professional development and creative input in a growing deep-tech company
• Comprehensive benefits package: retirement plan and disability insurance with monthly contributions ranging from €100 to €200
• Attractive benefits: free JobTicket or JobRad, as well as free access to the on-site gym
• Modern workplace in Dresden