Teamassistenz Empfang und Administration (m/w/d)

Deine Aufgaben

Als Teamassistenz Empfang und Administration bist du eine wichtige Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden, Bewerber:innen, Gäste und Dienstleister. Gemeinsam mit dem Team sorgst du dafür, dass unser Empfang während der üblichen Bürozeiten zuverlässig besetzt ist.

Dein Schwerpunkt liegt auf gut organisierten, wiederkehrenden Aufgaben im Empfangs- und Bürobereich. Du arbeitest sorgfältig, freundlich und verlässlich und hältst den administrativen Alltag am Laufen.

Empfang und erste Anlaufstelle

• Betreuung unseres Empfangs während der Bürozeiten
• Freundlicher Empfang von Gästen, Bewerber:innen und Dienstleistern
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung und Weiterleitung allgemeiner E-Mails und Anfragen
• Verwaltung von Besucher:innen, Besprechungsräumen und Zugangskarten
• Bearbeitung und Verteilung der Ein- und Ausgangspost

Büroorganisation und Administration

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Verbrauchsmaterialien
• Pflege von Übersichten, Listen und Kontaktdaten
• Koordination organisatorischer Anliegen im Büro
• Ansprechpartner:in für allgemeine Fragen rund um das Office
• Ablage und Pflege von Dokumenten in unseren digitalen Systemen, zum Beispiel Confluence und Seafile
• Unterstützung bei der Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen

Unterstützung für Finance und HR

• Unterstützung bei der Prüfung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen
• Ablage und Zuordnung von Belegen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten
• Zusammenstellung von Unterlagen und Übersichten für Buchhaltung und Steuerberatung
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Onboarding und Offboarding
• Pflege von Ansprechpartnerlisten und einfachen HR-Übersichten
• Unterstützung bei der Verwaltung von Mitarbeiterangeboten wie Jobticket, JobRad und Fitnessstudio
• Unterstützung internationaler Mitarbeitender bei organisatorischen Fragen

Weitere organisatorische Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung von Inventar, Fuhrpark und Zutrittsberechtigungen
• Koordination mit externen Dienstleistern, zum Beispiel Reinigung oder Ausstattung
• Unterstützung bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz
• Pflege von Checklisten, internen Übersichten und kurzen Anleitungen
• Nachhalten von Rückmeldungen und offenen organisatorischen Punkten

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder erste Berufserfahrung im Empfang, Sekretariat, Office Management oder in der Administration
• Auch als Quereinsteiger:in mit Erfahrung in einer serviceorientierten oder organisatorischen Rolle bist du willkommen
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Kontakt mit Menschen
• Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gute Selbstorganisation und ein sicherer Umgang mit wiederkehrenden Aufgaben
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, die Besetzung am Empfang sicherzustellen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Du musst keine Spezialistin bzw. kein Spezialist für HR, Finance oder Prozessmanagement sein. Wichtig sind uns vor allem Verlässlichkeit, Serviceorientierung, Diskretion und die Bereitschaft, dich in unsere Abläufe einzuarbeiten.

Wir bieten dir

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit großem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein Umfeld, in dem Mitdenken, Gestalten und Proaktivität ausdrücklich erwünscht sind
• Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit hoher Eigenverantwortung und langfristiger Perspektive
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden Deep-Tech-Unternehmen
• Starke Sozialleistungen: Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung mit Zuschüssen zwischen 100 und 200 € monatlich
• Attraktive Benefits: kostenloses Jobticket oder JobRad sowie kostenfreies Training im Fitnessstudio im Gebäude
• Moderner Arbeitsplatz in Dresden
• Weiterentwicklung Richtung Senior Assistenz / Operations / People & Finance Coordination