Assistenz Geschäftsführung (m/w/d)

Du arbeitest vorausschauend, diskret und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick? Dann ist diese Position genau das Richtige für dich. Unser Kunde sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die Termine und Meetings koordiniert, Unterlagen und Präsentationen vorbereitet, die interne sowie externe Kommunikation steuert und im Tagesgeschäft zuverlässig unterstützt. Mit deinem Organisationstalent und deinem professionellen Auftreten bist du eine zentrale Vertrauensperson der Geschäftsleitung.

In Direktvermittlung erwartet dich eine langfristige Festanstellung in einem modernen Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen, hoher Eigenverantwortung und echtem Gestaltungsspielraum.

Die vorliegende Stelle ist im Rahmen der Direktvermittlung / im Rahmen der Personalvermittlung zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Planung, Erstellung und Verwaltung von Einzel- und Serienterminen sowie Organisation von Raumbuchungen
• Verwaltung der E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung sowie Bearbeitung des gesamten Posteingangs und Postausgangs einschließlich Versand, Verteilung, Kurier- und Hauspost
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für interne Besprechungen und externe Kundentermine
• Erstellung und Ausarbeitung schriftlicher Unterlagen und Korrespondenzen im Auftrag der Geschäftsführung
• Unterstützung der internen Kommunikation der Geschäftsführung durch Erstellung von Newslettern, Präsentationen und weiteren Kommunikationsformaten
• Prüfung von Geheimhaltungsvereinbarungen und Geschäftsführerverträgen sowie Ausfüllen und Pflege von Stammdatenblättern im Rahmen von Lieferantenbefragungen durch Kunden
• Funktion als zentrale Kontaktperson für den externen Datenschutzbeauftragten sowie Koordination datenschutzrelevanter Themen
• Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben einschließlich Bedienung der Telefonzentrale
• Organisation und Betreuung des Besuchermanagements einschließlich Besucheranmeldung, Bewirtung, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Verwaltung der Bewirtungsbelege
• Verwaltung, Organisation und Ordnung der Beratungsräume einschließlich Vor- und Nachbereitung für Meetings
• Organisation des Dienstreisemanagements einschließlich Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen über Egencia und Captio sowie Koordination von Schulungen, Buchungen und Zertifikaten
• Verwaltung der Dienstfahrzeuge einschließlich Nutzung des ECOS-Systems, Kommunikation mit Werkstätten, Durchführung von Führerscheinkontrollen und Pflege der Fahrzeugdaten
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern im Rahmen administrativer und organisatorischer Aufgaben
• Durchführung vielfältiger administrativer Tätigkeiten wie Bereitstellung von HR-Auszügen, Einholung digitaler und analoger Unterschriften, Abrechnung von Kreditkarten, Ausgabe von Büromaterial, Organisation der Büroversorgung sowie Erstellung und Pflege von Urlaubsplänen

Wir bieten

• Unsere Mitarbeitenden profitieren von einem sicheren, wettbewerbsfähigen Gehalt und umfassender sozialer Absicherung.
• Wir bieten nicht nur eine sorgfältige Auswahl passender Arbeitsplätze und Unterstützung während des gesamten Bewerbungsprozesses, sondern stehen auch während der Beschäftigung beratend zur Seite.
• Durch regelmäßige Feedback- und Zielgespräche sowie individuell abgestimmte Weiterentwicklungsmöglichkeiten fördern wir aktiv die persönliche und berufliche Entfaltung unserer Mitarbeitenden.
• Mit höchsten Standards im Arbeitsschutz, arbeitsmedizinischer Betreuung und regelmäßigen Besuchen am Arbeitsplatz schaffen wir eine sichere und unterstützende Arbeitsumgebung.

Anforderungen

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Bürokaufmann, oder über eine Ausbildung im verwaltungstechnischen Bereich
• Idealerweise bringst du Erfahrung im Umgang mit betriebswirtschaftlichen Prozessen und administrativen Abläufen mit
• Du besitzt fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und beherrschst die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind wünschenswert und unterstützen die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent sowie eine strukturierte Arbeitsweise aus
• Eine flexible, belastbare und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein sicheres und freundliches Auftreten runden dein Profil ab
• Du verfügst über eine hohe Leistungsbereitschaft und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik. Jetzt auf "Jetzt bewerben" klicken! Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen, die zur Vielfalt unseres Unternehmens beitragen.

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