Projektassistenz Ingenieurbüro

Im Auftrag eines Mandanten suchen wir eine Persönlichkeit, die kaufmännische Organisation mit digitalem Verständnis verbindet. Das Umfeld ist geprägt von administrativen Abläufen, strukturierter Dokumentation und enger Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern. Die Position liegt an der Schnittstelle zwischen Büroorganisation, Datenpflege und vorbereitender Projektabrechnung. Gesucht wird keine reine Assistenzrolle, sondern eine verlässliche Kraft, die Prozesse mitdenkt, Informationen sauber aufbereitet und im Tagesgeschäft den Überblick behält.

Kompetenzen - Details:
• Erfahrung in Büroorganisation, Sachbearbeitung oder administrativen Tätigkeiten
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und Freude an strukturiertem Arbeiten
• Gute Kenntnisse in der Datenpflege, Dokumentenablage oder in vergleichbaren Systemprozessen
• Organisationsgeschick, ein hohes Maß an Sorgfalt und verbindliche Kommunikation
• Verständnis für Zeitnachweise, Projektlisten oder vorbereitende Abrechnungsprozesse von Vorteil

Zu erwartende Tätigkeiten:
• Sie koordinieren organisatorische Abläufe im Tagesgeschäft und sorgen für eine verlässliche administrative Unterstützung
• Sie laden fertige Dokumente in vorgesehene Systeme hoch und achten auf Vollständigkeit, Struktur und Nachvollziehbarkeit
• Sie pflegen Datenbestände, prüfen Inhalte auf Plausibilität und halten digitale Ablagen aktuell
• Sie bereiten Zeiterfassungen für Projekte vor und unterstützen bei der Zusammenstellung abrechnungsrelevanter Informationen
• Sie kommunizieren mit internen Schnittstellen, holen fehlende Angaben ein und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss
• Sie unterstützen bei teilautomatisierten Berichten und helfen dabei, wiederkehrende Abläufe sauber zu strukturieren

Benefits:
• Verantwortungsvolle Aufgabe mit klar erkennbarem Beitrag zum Tagesgeschäft
• Modernes, digital geprägtes Arbeitsumfeld mit nachvollziehbaren Prozessen
• Gute Einarbeitung und die Möglichkeit, sich in administrative Spezialthemen einzuarbeiten